Bonnes pratiques

Principes de fonctionnement des listes de discussion

Les listes de messagerie sont modérées, c'est-à-dire que les messages sont filtrés afin qu'ils correspondent à l'objet de la liste : la communication entre les pharmaciens hospitaliers. Le circuit des courriers est le suivant :

Les réponses aux questions posées doivent en première intention être faites par l'intermédiaire de la liste, et non directement au collègue qui a posé la question, car il peut être intéressant pour tout le monde de connaître la réponse proposée.

Afin de ne pas encombrer la messagerie, les auteurs des réponses sont invités à être concis et à éviter les digressions ou commentaires inutiles. Il n'est pas souhaitable de répondre à une question déjà résolue, sauf si vous apportez un élément d'information supplémentaire ou que la réponse a été donnée il y a déjà plusieurs mois et que les nouveaux inscrits n'ont donc pas lue.

Lorsque le message est personnel (ex : demande d'envoi d'un document proposé, correspondance privée), la réponse doit être faite directement au collègue en question. Attention : penser à utiliser « transférer » et non « répondre » car dans ce dernier cas, le mail risque d'être diffusé sur la liste de messagerie.

Les collègues qui ont posé des questions restées sans réponse sont invités à renouveler leur envoi au bout de 1 semaine.
Il importe en effet de ne pas laisser les problèmes posés sans solution. C'est l'intérêt même de la liste. Les collègues qui ont reçu une réponse à leur question sont invités à remercier ceux qui les ont aidés par un petit message personnel hors liste.

Comment s'abonner à une liste de discussion ?

Pour vous abonner à ces listes, rendez-vous dans votre compte utilisateur, rubrique inscriptions

Comment envoyer un message ?

Les messages doivent être envoyés aux adresses emails suivantes en fonction du sujet traité :

En cas d'erreur dans un message posté vers une des listes dont vous vous rendez compte juste après l'avoir envoyé vers la liste, il vous faut prévenir très rapidement les modérateurs de cette liste en utilisant le formulaire à droite de votre écran "nous contacter" et en leur indiquant dans ce message de façon concise et précise, le titre de votre message, le moment où vous l'avez émis (jour, heure et minute), la liste vers laquelle vous l'avez posté et quel problème vous avez, afin qu'il ait une chance d'être bloqué avant diffusion.

Important:

• Si la diffusion sur la liste a déjà commencé, il est trop tard pour stopper votre message, aussi vérifiez bien vers quelle adresse vous le postez, réfléchissez à ce que vous y écrivez et/ou joignez comme document à un message à diffuser vers une liste ADIPh avant d'envoyer votre message vers une liste, c'est le plus sûr...
• Si vous souhaitez que votre message soit diffusé sous couvert d'anonymat, n'hésitez pas à contacter les modérateurs au préalable.

Confidentialité et savoir-vivre

Ces règles ont été définies afin de garantir à chacun une liberté de propos, tout en proposant des discussions intéressantes, parfois polémiques mais toujours dans le respect de chacun.

 

Aucun message ne doit contenir d'attaques personnelles, que la personne visée soit mentionnée ou non. En particulier, si une organisation publique ou privée est citée, il ne doit pas être possible d'identifier les personnes physiques concernées.

Les participants sont exclusivement et juridiquement responsables des informations qu'ils envoient sur la liste de discussion. Si la liberté d'expression au sein de la liste de messagerie est souhaitée, il est indispensable que la courtoisie et la politesse président aux échanges entre collègues. L'humour est bienvenu dans les messages, à condition de ne pas en abuser...

Aucune question posée sur la liste n'est a priori une "question bête", et par conséquent ne doit jamais faire l'objet d'une "réponse idiote".

Règles d'écriture des messages

Les auteurs des messages doivent impérativement signaler leurs coordonnées professionnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, téléphone...) au bas du message. Le plus simple est d'utiliser la fonction Signature automatique présente au sein des principaux logiciels de messagerie électronique;

Les messages envoyés doivent être des questions / réponses de pratique professionnelle correspondant à des situations réelles, ou bien à la diffusion d'informations pouvant intéresser les pharmaciens hospitaliers dans le cadre de leur travail.
Les messages doivent être rédigés en français, sans abréviations intempestives et après vérification de l'orthographe.
Les messages doivent obligatoirement avoir un "Objet", c'est à dire que le champ correspondant doit être obligatoirement rempli en fonction du sujet abordé. Si le champ "Objet" n'est pas rempli, les messages ne sont pas correctement distribués.

Afin de faciliter la gestion des mails, un message ne doit comporter qu'un seul sujet. Si vous avez plusieurs questions, rédigez plusieurs messages différents en intitulant correctement chaque Objet.
Lors d'une « recherche de fournisseur » (cas fréquent lors de la recherche de dispositifs médicaux), il est plus judicieux de préciser, aussi succinctement que possible, dans l'objet du message, la nature de l'article recherché, (ex. recherche aiguille de Huber de moins de 15 mm) plutôt que d'indiquer un imprécis « recherche fournisseur ».

Pièces jointes

Dans certains cas, il est possible d'envoyer une pièce jointe de petite taille, de préférence au format PDF pour éviter tout risque de virus.

 

Les documents frappés d'un copyright (ex : articles) ne sont pas acceptés ; seul l'abstract accessible sur internet est autorisé en pièce jointe.