Certains fournisseurs d'accès à
Internet considèrent la liste de messagerie ADIPh comme du courrier indésirable. Selon le cas, les courriers peuvent alors être soit envoyés vers une boîte spécifique aux "spams", soit carrément bloqués. Ces incidents se présentent aussi bien avec des fournisseurs d'accès privé qu'avec certains établissements hospitaliers. Dans ce cas, il est conseillé de se créer une adresse alternative sur un
serveur gratuit, consultable par webmail et de la communiquer à l'ADIPh. |
L'ADIPh propose à ses adhérents des listes de messagerie qui permettent de résoudre, par l'échange d'expérience entre collègues, de nombreuses situations professionnelles.
Le principe est le suivant : chaque adhérent envoie un
mail sur une des 5 listes de diffusion en fonction du sujet, un modérateur valide la question sur la forme et le fond, puis diffuse le message à l'ensemble des abonnés de la liste. Chaque adhérent peut ainsi lire et répondre à la question posée, ce qui permet, en quelques heures, parfois quelques jours, de résoudre la majeure partie des problèmes posés.
L'intérêt de ces listes de messagerie est lié au grand nombre d'adhérents et leur volonté de partage de leur expérience.
L'utilisation des listes de messagerie obéit à certaines règles qu'il convient de bien connaître afin de ne pas être mal compris ou censuré. Ce sont les Bonnes Pratiques de la Messagerie ADIPh (BPMA), qui sont déclinées ici sous 2 volets : BP éthique et BP Techniques.
Chapitre 1 : Bonnes Pratiques éthiques
1.1 : Inscription
1.1.1. Conditions d'inscription
- L'inscription et l'utilisation de la liste de messagerie ADIPh est réservée :
- aux pharmaciens hospitaliers exerçant en France dans une Pharmacie à Usage Intérieur au sens de la loi n° 92-1279 du 8 décembre 1992(aujourd'hui CSP L 5126-1 et L 5126-5) ou dans une Pharmacie d'Hôpital d'Instruction des Armées;
- aux pharmaciens hygiénistes exerçant dans un établissement de santé français ou dans un CCLIN;
- aux internes en pharmacie hospitalière, pharmacie spécialisée ou PIBM exerçant dans un établissement de santé français;
- aux pharmaciens exerçant dans une centrale d'achat de produits pharmaceutiques pour le compte d'établissements de santé français;
- aux pharmaciens hospitaliers en détachement dans un établissement à but non lucratif ou exerçant dans le cadre de la coopération avec des pays tiers;
- aux pharmaciens hospitaliers retraités.
- Important : En cas de remplacement (pendant les vacances notamment), les pharmaciens - remplaçants non adhérents à l'ADIPh sont autorisés à consulter les messages du titulaire, si celui-ci leur a donné accès à sa boîte aux lettres, mais ne sont pas autorisés à envoyer une question ou une réponse sur la liste de messagerie ADIPh en utilisant la boîte aux lettres du pharmacien qu'ils remplacent. Ils peuvent toutefois demander un accès personnel en tant qu'invité en remplissant une fiche en ligne simplifiée pour avoir accès à adiph-emplois@adiph.org.
- Pour s'inscrire comme membre actif, il faut remplir un bulletin d'adhésion en ligne en indiquant toutes ses coordonnées professionnelles puis faire parvenir au trésorier de l'ADIPh le récapitulatif de sa fiche en ligne qui apparait en fin d'inscription (à imprimer), accompagné de son chèque de cotisation annuelle. Le non-paiement de la cotisation entraîne la radiation de la liste. Toute cotisation reçue avant le mois de décembre est imputée sur l'année civile en cours.
- L'inscription gratuite sur la seule liste des petites annonces professionnelles est cependant ouverte à tous les pharmaciens, internes ou préparateurs en recherche d'emplois hospitalier en remplissant en tant qu'"invité" un bulletin d'inscription en ligne simplifié, qui leur permettra ainsi de recevoir les messages de cette seule liste, offerte par l'ADIPh à tous ces professionnels concernés.
Il leur est ainsi également possible de diffuser des demandes d'emploi correspondant à leurs souhaits.
- La diffusion gratuite des offres d'emplois sur la seule liste "emplois" de l'ADIPh est également ouverte à tous, sous la condition toutefois que l'offre concerne bien notre
domaine d'activité (= la pharmacie hospitalière ou une activité apparentée).
Autrement dit, les offres et demandes d'emplois sur cette liste de messagerie ADIPh concernent seulement les pharmaciens (hospitaliers publics ou privés), les pharmaciens en recherche d'activité de type hospitalier, les préparateurs ou internes et se limitent donc aux seuls postes auxquels ils peuvent prétendre.
Les modérateurs refuseront donc la diffusion d'annonces hors de ce cadre.
- En cas de cessation d'activité, les collègues qui le souhaitent peuvent rester inscrits pendant au plus 6 mois avant de retrouver de nouvelles fonctions, sauf pour les collègues retraités qui peuvent rester sans limitation de durée.
1.1.2. Avec quelle adresse mail dois-je m'inscrire ? Que faire en cas de changement d'e-mail ?
- L'adresse email doit être propre à la pharmacie ou aux pharmaciens, en raison de la confidentialité de certains messages. En particulier ne peuvent être acceptées les adresses qui concernent la direction ou le service informatique de l'hôpital, ou bien les adresses email de conjoint (pour en savoir plus, cf chapitre trucs et astuces)
- En cas de changement d'adresse email ou des coordonnées professionnelles, pensez à modifier votre fiche en ligne (à laquelle l'accès est possible à l'aide de ses identifiants ADIPh (utilisateur + mot de passe) personnels. Ces modifications sont de suite affichées en ligne dans l'annuaire de l'année en cours (si la fiche est en cours de validité pour cette année).
- En cas de changement d'adresse mail pour la réception des messages ADIPh, il est de plus important de bien le signaler très clairement dans votre fiche en ligne par quelques mots explicites dans le champ "message" de votre fiche en ligne, rappelant l'ancienne adresse à effacer et la nouvelle à enregistrer, en même temps que vous la modifiez, avant de l'enregistrer.
- En effet, le gestionnaire de la base de données sera ainsi mis au courant de la demande, car il doit ensuite valider la nouvelle adresse mail de réception des messages des listes ADIPh et effacer l'ancienne adresse dans le système de messagerie pour que les messages prennent bien la bonne destination et n'arrivent pas en double à l'abonné.
- Idem en cas de souhait de suspension temporaire d'une ou plusieurs listes (décocher les cases de la liste concernée dans la fiche en ligne, et écrire quelques mots explicites dans le champ "message" de la fiche en ligne avant de l'enregistrer (exemple: je souhaite la suspension de l'envoi des messages de la liste adiph-xyz@adiph.org vers mon adresse abc.def@mon.fai à partir de telle date). Idem en cas de souhait de réabonnement à une liste après une suspension: cocher la case correspondante à cette liste dans la fiche en ligne et écrire quelques mots dans le champs "message " de sa fiche en ligne avant de l'enregistrer.
1.2 : Confidentialité et savoir-vivre :
-
Tous les ADIPhien(ne)s ont l'obligation de respecter une stricte confidentialité des messages. La messagerie ADIPH est privée et en aucun cas, les courriers ne doivent être divulgués ou diffusés à l'extérieur de la profession. Il est regrettable que des collègues soient parfois mis en difficulté lorsque des propos non "politiquement corrects" sont tenus sur cette liste. Tout manquement à cette règle entrainera l'exclusion immédiate de l'auteur de la fuite. Cette obligation de confidentialité est la contrepartie de la liberté de nos propos et de l'intérêt de nos échanges.
- Aucun message ne doit contenir d'attaques personnelles, que la personne visée soit mentionnée ou non. En particulier, si une organisation publique ou privée est citée, il ne doit pas être possible d'identifier les personnes physiques concernées. Le non-respect de cette règle pourra entrainer l'exclusion de son auteur de la liste.
- L'ADIPh ne pourra en aucun cas être tenue responsable des propos échangés sur les listes de messagerie. Les participants sont exclusivement et juridiquement responsables des informations qu'ils envoient sur la liste de diffusion.
- Si la liberté d'expression au sein de la liste de messagerie est souhaitée (car la langue de bois est le pire des dangers pour scléroser une profession), il est cependant indispensable que la courtoisie et la politesse président aux échanges entre collègues.
- L'humour est bienvenu dans les messages, à condition de ne pas en abuser...
- Aucune question posée sur la liste n'est a priori une «question bête», et par conséquent ne doit jamais faire l'objet d'une réponse idiote.
- Et surtout n'oubliez pas ! Utilisez la messagerie ADIPh à bon escient : si elle vit, c'est grâce à vous..
Chapitre 2 : Bonnes Pratiques Techniques
2.1. Principes de fonctionnement de la messagerie
- Les listes de messagerie sont modérées, c'est-à-dire que les messages sont filtrés afin qu'ils correspondent à l'objet de la liste : la communication entre les pharmaciens hospitaliers. Le circuit des courriers est le suivant :
- Les réponses aux questions posées doivent en première intention être faites par l'intermédiaire de la liste, et non directement au collègue qui a posé la question, car il peut être intéressant pour tout le monde de connaître la réponse proposée.
- Afin de ne pas encombrer la messagerie, les auteurs des réponses sont invités à être concis et à éviter les digressions ou commentaires inutiles. Il n'est pas souhaitable de répondre à une question déjà résolue, sauf si vous apportez un élément d'information supplémentaire ou que la réponse a été donnée il y a déjà plusieurs mois et que les nouveaux inscrits n'ont donc pas lue.
- Lorsque le message est personnel (ex : demande d'envoi d'un document proposé, correspondance privée), la réponse doit être faite directement au collègue en question. Attention : penser à utiliser « transférer » et non « répondre » car dans ce dernier cas, le mail risque d'être diffusé sur la liste de messagerie.
- Les collègues qui ont posé des questions restées sans réponse sont invités à renouveler leur envoi au bout de 1 semaine. Il importe en effet de ne pas laisser les problèmes posés sans solution. C'est l'intérêt même de la liste.
- Les collègues qui ont reçu une réponse à leur question sont invités à remercier ceux qui les ont aidés par un petit message personnel hors liste.
2.2. Comment envoyer message ?
- Les messages doivent être envoyés aux adresses emails suivantes en fonction du sujet traité:
- En cas d'erreur dans un message posté vers une des listes dont vous vous rendez compte juste après l'avoir envoyé vers la liste, il vous faut prévenir très rapidement les modérateurs de cette liste en leur envoyant un message vers le lien ci-après, selon la liste où vous avez un problème:
en leur indiquant dans ce message de façon concise et précise, le titre de votre message, le moment où vous l'avez émis (jour, heure et minute), la liste vers laquelle vous l'avez posté, vos coordonnées (
signature) et quel problème vous avez, afin qu'il ait une chance d'être bloqué avant diffusion.
Important: Si la diffusion sur la liste a toutefois déjà commencé, il est trop tard pour stopper votre message, aussi vérifiez bien vers quelle adresse vous le postez, réfléchissez à ce que vous y écrivez et/ou joignez comme document à un message à diffuser vers une liste ADIPh avant d'envoyer votre message vers une liste, c'est le plus sûr...
2.3 : Règles d'écriture des messages :
- Les auteurs des messages doivent impérativement signaler leurs coordonnées professionnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, téléphone...) au bas du message. Le plus simple est d'utiliser la fonction Signature automatique présente au sein des principaux logiciels de messagerie électronique (cf. Astuces)
- Les messages envoyés doivent être des questions / réponses de pratique professionnelle correspondant à des situations réelles, ou bien à la diffusion d'informations pouvant intéresser les pharmaciens hospitaliers dans le cadre de leur travail.
- Les messages doivent être rédigés en français, sans abréviations intempestives et après vérification de l'orthographe.
- Les messages doivent obligatoirement avoir un "Objet", c'est à dire que le champ correspondant doit être obligatoirement rempli en fonction du sujet abordé. Si le champ "Objet" n'est pas rempli, les messages ne sont pas correctement distribués.
- Afin de faciliter la gestion des mails, un message ne doit comporter qu'un seul sujet. Si vous avez plusieurs questions, rédigez plusieurs messages différents en intitulant corrrctement chaque Objet.
- Lors d'une « recherche de fournisseur » (cas fréquent lors de la recherche de dispositifs médicaux), il est plus judicieux de préciser, aussi succinctement que possible, dans l'objet du message, la nature de l'article recherché, (ex. recherche aiguille de Huber de moins de 15 mm) plutôt que d'indiquer un imprécis « recherche fournisseur ».
- Pièces jointes :
- Dans certains cas, il est possible d'envoyer une pièce jointe de petite taille (inférieure à 250 ko), de préférence au format PDF pour éviter tout risque de virus. Si certains documents sont intéressants pour l'ensemble de la communauté ADIPh, le responsable du
site
web pourra les mettre à disposition en téléchargement sur le site web de l'ADIPh notamment à la page Documents de travail. Il faut pour cela transmettre ces documents au responsable indiqué au bas de la page ADIPh concernée et lui proposer la mise en ligne des documents.
- Les documents joints aux messages doivent de préférence être mis en format "Acrobat" .pdf, afin d'éviter au maximum toute propagation de virus et de protéger l'intégrité du document.
- Les CV en pièces jointes ne peuvent être diffusés, car il s'agirait de divulgations de données nominales protégées par la loi «informatique et libertés» et l'article 9 du Code civil (respect de la vie privée). Les personnes intéressées doivent contacter directement le candidat pour obtenir le CV.
- Important : Discrimination à l'embauche les offres d'emploi sur Adiph (pharmacien, préparateurs, internes, s'adressent indifféremment aux hommes et femmes, même en cas d'emploi de termes au "masculin" (voir note) pour désigner le métier (loi "Roudy" du 13 juillet 1983, devenu art L 122-45 du Code du travail).
Il s'agit là d'une disposition d'Ordre Public selon le Code civil (art. 6) et nul ne peut contrevenir, lors de l'embauche à une discrimination fondée sur le sexe réprimée d'ailleurs par le code pénal (L 225-2).
Afin d'éviter tout malentendu, il est donc recommandé, en cas d'offre d'emploi, que les annonceurs complètent la dénomination des postes offerts par la mention (H/F).
(note: En réalité, d'après l' Académie française, il s'agit d'un "masculin générique" faisant fonction du neutre latin, lequel a fréquemment la forme du masculin, cf. allemand contemporain qui a conservé les trois genres latins).
2.4. Trucs et astuces
- IMPORTANT : DÉSACTIVEZ IMPÉRATIVEMENT LA FONCTION "ACCUSÉ DE RÉCEPTION" avant d'envoyer un message, sous peine d'inondation de votre boîte aux lettres !
- Veillez à relever votre messagerie régulièrement afin de ne pas engorger leur serveur.
- Dans la mesure où vous le pouvez, merci de désactiver les messages publicitaires divers qui sont souvent collés à la fin des messages lorsque vous utilisez des
BAL gratuites (songez que cela n'apporte rien de bien utile à vos nombreux lecteurs...) et/ou choissisez de préférence des BAL gratuites qui n'ajoutent pas ces messages parasites à vos écrits, ou qui vous permettent de les supprimer facilement dans leur paramètrage.
2.4.1. Signature des messages
Les auteurs des messages doivent impérativement signaler leurs coordonnées professionnelles au bas du message. Le plus simple est d'utiliser la fonctionSignature présente au sein des principaux logiciels de messagerie électronique :
2.4.2. Configuration du logiciel de messagerie
La configuration du logiciel de messagerie est importante afin de ne pas recevoir des messages plein de signes cabalistiques, provenant de caractères accentués mal compris par l'ordinateur. Les paramètres à entrer sont les suivants :
- Avec Outlook Express (logiciel de messagerie livré avec Microsoft Internet Explorer) :
- Cliquez sur "Outils", "Options", onglet "Envoyer".
- Dans la fenêtre "Format d'envoi du courrier", cliquez sur la case "Texte brut" puis sur la bouton "Paramètres".
- Dans la fenêtre "Paramètres de texte brut", "Format du message", cliquez sur la case "MIME", sélectionner l'option "Quoted Printable" pour "Coder le texte en utilisant" et ne pas cocher l'option "Permettre les caractères 8 bits dans les en-têtes".
- Mettez 80 caractères pour l'option "Retour à la ligne automatique".
- Ne cochez pas l'option "Mettre en retrait le texte d'origine".
- Cliquez sur OK.
- Dans l'onglet "Lecture", cliquez sur le bouton "Polices".
- Vérifier que dans la fenêtre "Polices de caractères", le "Jeu de caractères" utilisé soit bien "Western" ou "Alphabet occidental".
- Avec Microsoft Outlook :
- Cliquez sur "Outils", "Options", onglet "Messagerie Internet".
- Dans la fenêtre "Format d'envoi du dossier", cliquez sur l'option "MIME" et ne cochez pas la case "Permettre les caractères 8 bits dans les en-têtes".
- Cochez la case "Lors de l'envoi, retour à la ligne après" et ajouter le chiffre "80" avant "caractères".
- Le jeu de caractères indiqué doit être "US ASCI".
- Dans la fenêtre "Format de réponse au courrier", ne cochez pas la case "Lors de la réponse, metre en retrait le texte d'origine".
- Cliquez sur OK.
2.4.3. Classement des messages de l'ADIPh
Les logiciels de messagerie les plus courants offrent la possibilité de classer automatiquement les messages reçus dans des sous-dossiers de la Boîte de Réception, en fonction de critères de tris automatiques. La création de plusieurs listes de diffusion en fonction des sujets abordés permet précisément d'utiliser ces fonctions à bon escient.
- Si vous utilisez Outlook Express (logiciel de messagerie livré avec Microsoft Internet Explorer) :
- Ouvrir Outlook Express.
- Cliquez sur "Fichier", "Dossier", "Nouveau dossier".
- Tapez adiph-emplois@adiph.org ou bien adiph-cnhim@adiph.org ou bien adiph-dispmed@adiph.org ou bien adiph-sih@adiph.org ou bienadiph-divers@adiph.org dans la fenêtre "Nom du dossier" et séléctionner "Boîte de réception" dans la fenêtre "Sélectionner le dossier dans lequel créer le nouveau dossier", puis cliquer sur OK. Un nouveau dossier est alors créé dans la boîte de réception, en tant qu'arborescence du dossier principal.
- Si vous utilisez la version 4 d'Outlook Express :
- Si vous utilisez la version 5 d'Outlook Express :
- Le logiciel Microsoft Outlook ne permet pas le tri automatique des messages entrants.
Il est néanmoins possible de créer des sous-dossiers dans la boîte de récéption :
2.4.4. Recherche dans mes messages de l'ADIPh
- Les logiciels de messagerie offrent le plus souvent la possibililté d'effectuer une recherche par mot-clef sur l'ensemble des messages stockés par votre ordinateur. Avec Microsoft Outlook et Outlook Express, il faut utiliser la fonction Ctrl-Shift-F et renseigner les rubriques concernées. Il est donc conseillé de conserver tous vos messages si la capacité de votre disque dur le permet.
2.4.5. Quelle adresse email utiliser ?
Beaucoup d'internautes se posent des questions sur l'adresse email à utiliser pour leur messagerie personnelle, professionnelle, et hésitent beaucoup à en changer pour ne pas perturber leurs correspondants. De plus, le changement de
fournisseur d'accès impose le changement d'adresse email à moins d'utiliser un fournisseur d'adresse email gratuite, mais qui n'est le plus souvent consultable qu'en étant connecté au web.
Il existe en effet 2 façons d'accéder à sa messagerie électronique :
- soit par un logiciel de messagerie classique, comme Outlook Express, Netscape Messenger, Microsoft Outlook,
Eudora, Pegasus... Ces logiciels permettent de rapatrier les messages sur son disque dur (ou celui du serveur de son établissement) une fois pour toutes pour pouvoir les consulter et y répondre hors connexion. C'est ce mode de consultation que nous vous recommandons en pratique courante.
- soit par un interface dite webmail, qui permet à partir du site web du fournisseur d'adresse email, de consulter et de repondre à ses messages. Le principal inconvénient est qu'il faut rester connecté à Internet pour accéder à sa messagerie. Le principal intérêt est que l'on peut accéder à sa messagerie depuis n'importe quel poste informatique, et que l'adresse ne dépend pas du fournisseur d'accès.
En pratique, il existe une possibilité de combiner les avantages des 2 systèmes grâce à ... La Poste. En effet, ce service public met à la disposition de tous les internautes une adresse email que l'on peut aussi bien consulter par webmail que par son logiciel de messagerie (il faut alors paramétrer le compte, en particulier les serveurs
pop et
smtp appelés respectivement pop.laposte.net et smtp.laposte.net). A l'usage, cette solution s'avère la plus souple. On peut par exemple recevoir et envoyer des messages depuis Outlook Express quel que soit son fournisseur d'accès (même si c'est un hôpital), contrairement aux fournisseurs d'accès classiques qui ne permettent que la réception des messages si on utilise une connexion Internet différente de la leur. Vous pouvez créer votre adresse en allant sur le site http://www.laposte.net
Google http://google.fr offre aussi une boîte aux lettes gratuite en ligne http://gmail.com et de nombreux autres outils gratuits et pratiques, configurables dans la langue de votre choix pour conserver ou gérer vos documents en ligne et y avoir ainsi accès de n'importe où.
Quant à la différenciation courrier personnel / courrier professionnel, la France n'a heureusement pas la même rigueur que les pays anglo-saxons sur ce point, et il est possible d'utiliser la même adresse tout en créant dans la boîte de réception de son logiciel de messagerie plusieurs sous-dossiers qui permettent de trier les messages, parfois automatiquement (voir Chapitre 2 plus haut).
Merci de nous signaler toute difficulté d'application de ces consignes.
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