Bonnes pratiques de messagerie - Hospitaliers

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Certains fournisseurs d'accès à Internet considèrent la liste de messagerie ADIPh comme du courrier indésirable. Selon le cas, les courriers peuvent alors être soit envoyés vers une boîte spécifique aux "spams", soit carrément bloqués. Ces incidents se présentent aussi bien avec des fournisseurs d'accès privé qu'avec certains établissements hospitaliers. Dans ce cas, il est conseillé de se créer une adresse alternative sur un serveur gratuit, consultable par webmail et de la communiquer à l'ADIPh.

 

L'ADIPh propose à ses adhérents des listes de discussion qui permettent de résoudre, par l'échange d'expérience entre collègues, de nombreuses situations professionnelles.  

 

Le principe est le suivant : chaque adhérent envoie un mail sur une des 3 listes de discussion en fonction du sujet, un modérateur valide la question sur la forme et le fond, puis diffuse le message à l'ensemble des abonnés de la liste. Chaque adhérent peut ainsi lire et répondre à la question posée, ce qui permet, en quelques heures, parfois quelques jours, de résoudre la majeure partie des problèmes posés.

 

L'intérêt de ces listes de messagerie est lié au grand nombre d'adhérents et leur volonté de partage de leur expérience.

L'utilisation des listes de discussion obéit à certaines règles qu'il convient de bien connaître afin de ne pas être mal compris ou censuré. Ce sont les Bonnes Pratiques de la Messagerie ADIPh (BPMA), qui sont déclinées ici sous 2 volets : BP éthique et BP Techniques.

 

Chapitre 1 : Bonnes Pratiques éthiques

1.1 : Inscription

1.1.1. Conditions d'inscription

  • L'inscription et l'utilisation des listes de discussion ADIPh est réservée :
      • aux pharmaciens hospitaliers exerçant en France dans une Pharmacie à Usage Intérieur au sens de la loi n° 92-1279 du 8 décembre 1992(aujourd'hui CSP L 5126-1 et L 5126-5) ou dans une Pharmacie d'Hôpital d'Instruction des Armées;
      • aux pharmaciens hygiénistes exerçant dans un établissement de santé français ou dans un CCLIN;
      • aux internes en pharmacie hospitalière, pharmacie spécialisée ou PIBM exerçant dans un établissement de santé français;
      • aux pharmaciens exerçant dans une centrale d'achat de produits pharmaceutiques pour le compte d'établissements de santé français;
      • aux pharmaciens hospitaliers en détachement dans un établissement à but non lucratif ou exerçant dans le cadre de la coopération avec des pays tiers;
      • aux pharmaciens hospitaliers retraités.
      • Important : En cas de remplacement (pendant les vacances notamment), les pharmaciens - remplaçants non adhérents à l'ADIPh sont autorisés à consulter les messages du titulaire, si celui-ci leur a donné accès à sa boîte aux lettres, mais ne sont pas autorisés à envoyer une question ou une réponse sur la liste de messagerie ADIPh en utilisant la boîte aux lettres du pharmacien qu'ils remplacent.
  • Pour s'inscrire comme membre actif, il faut remplir un bulletin d'adhésion en ligne en indiquant toutes ses coordonnées professionnelles  (notamment son numéro d'ordre des pharmaciens ou un certificat de scolarité si vous êtes interne en pharmacie). Après vérification que la personne répond bien aux conditions d'inscriptions, le trésorier de l'ADIPh validera la demande, ce qui permettra ensuite au membre de s'acquitter de la cotisation annuelle (par chèque ou CB) lui permettant d'accéder, pour un an, à l'ensemble des services proposés aux adhérents (listes de discussion, Wiki, ADIPhOra, documents de travail en accès restreint...). La cotisation annuelle est valable pendant une durée d'un an, renouvelable à l'issue de cette période (et non plus sur une année civile). 
  • L'inscription sur la liste des petites annonces professionnelles est ouverte à tous, à la condition que l'offre concerne bien notre domaine d'activité (= la pharmacie hospitalière ou une activité apparentée) : il suffit de se créer un compte (gratuit) puis de suivre les instructions pour déposer ou recevoir les petites annonceen cliquant sur ce lien.
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  • En cas de cessation d'activité, les collègues qui le souhaitent peuvent rester inscrits pendant au plus 6 mois avant de retrouver de nouvelles fonctions, sauf pour les collègues retraités qui peuvent rester sans limitation de durée.

1.1.2. Avec quelle adresse mail dois-je m'inscrire ? Que faire en cas de changement d'e-mail ?

  • L'adresse email doit être propre à la pharmacie ou aux pharmaciens, en raison de la confidentialité de certains messages. En particulier ne peuvent être acceptées les adresses qui concernent la direction ou le service informatique de l'hôpital, ou bien les adresses email de conjoint (pour en savoir plus, cf chapitre trucs et astuces)
  • En cas de changement d'adresse email ou des coordonnées professionnelles, pensez à modifier votre compte en ligne.
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1.2 : Confidentialité et savoir-vivre :

  • Tous les ADIPhien(ne)s ont l'obligation de respecter une stricte confidentialité des messages. La messagerie ADIPH est privée et en aucun cas, les courriers ne doivent être divulgués ou diffusés à l'extérieur de la profession. Il est regrettable que des collègues soient parfois mis en difficulté lorsque des propos non "politiquement corrects" sont tenus sur cette liste. Tout manquement à cette règle entrainera l'exclusion immédiate de l'auteur de la fuite. Cette obligation de confidentialité est la contrepartie de la liberté de nos propos et de l'intérêt de nos échanges.

  • Aucun message ne doit contenir d'attaques personnelles, que la personne visée soit mentionnée ou non. En particulier, si une organisation publique ou privée est citée, il ne doit pas être possible d'identifier les personnes physiques concernées. Le non-respect de cette règle pourra entrainer l'exclusion de son auteur de la liste.
  • L'ADIPh ne pourra en aucun cas être tenue responsable des propos échangés sur les listes de messagerie. Les participants sont exclusivement et juridiquement responsables des informations qu'ils envoient sur la liste de diffusion.
  • Si la liberté d'expression au sein de la liste de messagerie est souhaitée (car la langue de bois est le pire des dangers pour scléroser une profession), il est cependant indispensable que la courtoisie et la politesse président aux échanges entre collègues.
  • L'humour est bienvenu dans les messages, à condition de ne pas en abuser...
  • Aucune question posée sur la liste n'est a priori une «question bête», et par conséquent ne doit jamais faire l'objet d'une réponse idiote.
  • Et surtout n'oubliez pas ! Utilisez la messagerie ADIPh à bon escient :
  • si elle vit, c'est grâce à vous..

Chapitre 2 : Bonnes Pratiques Techniques

2.1. Principes de fonctionnement de la messagerie

  • Les listes de messagerie sont modérées, c'est-à-dire que les messages sont filtrés afin qu'ils correspondent à l'objet de la liste : la communication entre les pharmaciens hospitaliers. Le circuit des courriers est le suivant :
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  • Les réponses aux questions posées doivent en première intention être faites par l'intermédiaire de la liste, et non directement au collègue qui a posé la question, car il peut être intéressant pour tout le monde de connaître la réponse proposée.
  • Afin de ne pas encombrer la messagerie, les auteurs des réponses sont invités à être concis et à éviter les digressions ou commentaires inutiles. Il n'est pas souhaitable de répondre à une question déjà résolue, sauf si vous apportez un élément d'information supplémentaire ou que la réponse a été donnée il y a déjà plusieurs mois et que les nouveaux inscrits n'ont donc pas lue.
  • Lorsque le message est personnel (ex : demande d'envoi d'un document proposé, correspondance privée), la réponse doit être faite directement au collègue en question. Attention : penser à utiliser « transférer » et non « répondre » car dans ce dernier cas, le mail risque d'être diffusé sur la liste de messagerie.
  • Les collègues qui ont posé des questions restées sans réponse sont invités à renouveler leur envoi au bout de 1 semaine. Il importe en effet de ne pas laisser les problèmes posés sans solution. C'est l'intérêt même de la liste.
  • Les collègues qui ont reçu une réponse à leur question sont invités à remercier ceux qui les ont aidés par un petit message personnel hors liste.

2.2. Comment envoyer message ?

2.3 : Règles d'écriture des messages :

  • Les auteurs des messages doivent impérativement signaler leurs coordonnées professionnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, téléphone...) au bas du message. Le plus simple est d'utiliser la fonction Signature automatique présente au sein des principaux logiciels de messagerie électronique (cf. Astuces)
  • Les messages envoyés doivent être des questions / réponses de pratique professionnelle correspondant à des situations réelles, ou bien à la diffusion d'informations pouvant intéresser les pharmaciens hospitaliers dans le cadre de leur travail.
  • Les messages doivent être rédigés en français, sans abréviations intempestives et après vérification de l'orthographe.
  • Les messages doivent obligatoirement avoir un "Objet", c'est à dire que le champ correspondant doit être obligatoirement rempli en fonction du sujet abordé. Si le champ "Objet" n'est pas rempli, les messages ne sont pas correctement distribués.
  • Afin de faciliter la gestion des mails, un message ne doit comporter qu'un seul sujet. Si vous avez plusieurs questions, rédigez plusieurs messages différents en intitulant corrrctement chaque Objet.
  • Lors d'une « recherche de fournisseur » (cas fréquent lors de la recherche de dispositifs médicaux), il est plus judicieux de préciser, aussi succinctement que possible, dans l'objet du message, la nature de l'article recherché, (ex. recherche aiguille de Huber de moins de 15 mm) plutôt que d'indiquer un imprécis « recherche fournisseur ».
  • Pièces jointes :
    • Dans certains cas, il est possible d'envoyer une pièce jointe de petite taille, de préférence au format PDF pour éviter tout risque de virus. Si certains documents sont intéressants pour l'ensemble de la communauté ADIPh, le responsable du site web pourra les mettre à disposition en téléchargement sur le site web de l'ADIPh notamment à la page Documents de travail. Il faut pour cela transmettre ces documents au responsable indiqué au bas de la page ADIPh concernée et lui proposer la mise en ligne des documents.
    • Les documents frappés d'un copyright (ex : articles) ne sont pas acceptés ; seul l'abstract accessible sur internet est autorisé en pièce jointe.
    • Les documents joints aux messages doivent de préférence être mis en format "Acrobat" .pdf, afin d'éviter au maximum toute propagation de virus et de protéger l'intégrité du document.
    • Les CV en pièces jointes ne peuvent être diffusés, car il s'agirait de divulgations de données nominales protégées par la loi «informatique et libertés» et l'article 9 du Code civil (respect de la vie privée). Les personnes intéressées doivent contacter directement le candidat pour obtenir le CV.
  • Important : Discrimination à l'embauche les offres d'emploi sur Adiph (pharmacien, préparateurs, internes, s'adressent indifféremment aux hommes et femmes, même en cas d'emploi de termes au "masculin" (voir note) pour désigner le métier (loi "Roudy" du 13 juillet 1983, devenu art L 122-45 du Code du travail). 
    Il s'agit là d'une disposition d'Ordre Public selon le Code civil (art. 6) et nul ne peut contrevenir, lors de l'embauche à une discrimination fondée sur le sexe réprimée d'ailleurs par le code pénal (L 225-2). 
    Afin d'éviter tout malentendu, il est donc recommandé, en cas d'offre d'emploi, que les annonceurs complètent la dénomination des postes offerts par la mention (H/F).
    (note: En réalité, d'après l' Académie française, il s'agit d'un "masculin générique" faisant fonction du neutre latin, lequel a fréquemment la forme du masculin, cf. allemand contemporain qui a conservé les trois genres latins).

2.4. Trucs et astuces

  • IMPORTANT : DÉSACTIVEZ IMPÉRATIVEMENT LA FONCTION "ACCUSÉ DE RÉCEPTION" avant d'envoyer un message, sous peine d'inondation de votre boîte aux lettres !
  • Veillez à relever votre messagerie régulièrement afin de ne pas engorger leur serveur.
  • Dans la mesure où vous le pouvez, merci de désactiver les messages publicitaires divers qui sont souvent collés à la fin des messages lorsque vous utilisez des BAL gratuites (songez que cela n'apporte rien de bien utile à vos nombreux lecteurs...) et/ou choissisez de préférence des BAL gratuites qui n'ajoutent pas ces messages parasites à vos écrits, ou qui vous permettent de les supprimer facilement dans leur paramètrage.

2.4.1. Signature des messages

Les auteurs des messages doivent impérativement signaler leurs coordonnées professionnelles au bas du message. Le plus simple est d'utiliser la fonction Signature automatique présente au sein des principaux logiciels de messagerie électronique :

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  • La signature doit être de la forme :
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    Jacques Trevidic - Pharmacien - chef de service
    Syndicat Interhospitalier de Caudan
    Le Trescoet - BP 47 - 56854 CAUDAN Cedex - FRANCE
    Tel: +33(0)297023920 Mob: +33(0)660443920 Fax: +33(0)297024747
    Email: jacques.trevidic@adiph.org
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2.4.2. Classement des messages de l'ADIPh

Les logiciels de messagerie les plus courants offrent la possibilité de classer automatiquement les messages reçus dans des sous-dossiers de la Boîte de Réception, en fonction de critères de tris automatiques. La création de plusieurs listes de diffusion en fonction des sujets abordés permet précisément d'utiliser ces fonctions à bon escient.

Utilisez les en-têtes des listes qui s'inscrivent automatiquement au début de chaque message pour créer des règles de tri :

[ADIPh-CNHIM] => liste de discussion "médicaments"

[ADIPh-divers] => liste de discussion "sujets divers"

[ADIPh-dispmed] => liste de discussion "dispositifs médicaux et stérilisation"

[Adiph-officine-hopital] => liste de discussion "hospitaliers-officinaux" 

2.4.3. Recherche dans mes messages de l'ADIPh

  • Les logiciels de messagerie offrent le plus souvent la possibilité d'effectuer une recherche par mot-clef sur l'ensemble des messages stockés par votre ordinateur. Il faut utiliser la fonction Ctrl-Shift-F et renseigner les rubriques concernées. Il est donc conseillé de conserver tous vos messages si la capacité de votre disque dur le permet.  

2.4.4. Solutions à certains problèmes techniques, notamment liés à certains FAI

- réglage pour les BAL "hotmail" où les messages n'arrivent pas correctement alors que êtes bien inscrit sur une liste 


Merci de nous signaler toute difficulté d'application de ces consignes.

Mis à jour ( vendredi 28 octobre 2016 )